Organização – Auxiliar de escritório

Procurar melhorar o aspecto do escritório, pois ele exerce influência sobre o desempenho das atividades. Verificar, sobretudo o que pode ser melhorado, que procedimentos podem ser eliminados ou simplificados.

O trabalho toma-se mais agradável e simples se dispõe de conhecimentos profissionais sobre arquivística, redação, gramática, informática, controles contábeis.

A auxiliar administrativo precisa estar atualizada e adquirir sempre mais conhecimentos.

Embora as recomendações seguintes sejam desnecessárias a uma profissional, é oportuno dizer às principiantes que é possível preparar esquema de ditados, de atas, de registro de correspondências, de chamadas telefônicas; determinar um calendário semanal sobre as atividades que deverá realizar, guia com os telefones mais usados; Código de Endereçamento Postal sempre à mão; lista telefônica (assinantes e endereços); dicionário da língua portuguesa; lista de assuntos pendentes, em ordem de importância; estabelecimento de metas para alcançar todos os dias; dar ao trabalho um toque profissional e de bom gosto: usar grampos, quando se tratar de despachar anexos; cuidado sobretudo para não mencionar anexos na carta e deixar de enviá-los.

Não poderá faltar no escritório uma gramática e um livro de redação empresarial.

Deve a auxiliar administrativo aprender a usar o índice remissivo, o sumário, a encontrar os assuntos que a deixam em dificuldades. Uma auxiliar administrativo necessita de muito conhecimento da língua portuguesa e, em alguns casos, de inglês, francês e alemão. Forme sua biblioteca particular, adquira livros sobre as atividades que exerce. Se você, por exemplo, é secretária num Departamento de Pessoal, tenha sempre ã mão a consolidação das leis de trabalho, o Manual prático da Previdência Social, o Manual de prática trabalhista, estes dois últimos de Aristeu de Oliveira, e outros da área. O importante é buscar conhecimentos novos, é procurar outras fontes de informação que não a transmissão oral.

Organização Pessoal
A organização pessoal também é muito importante.
Devemos zelar pela nossa aparência: uniformes sempre limpos, sapatos engraxados, cabelos e unhas cortadas e limpas, barba feita, higiene corporal, etc.
Se a empresa não possui uniforme, devemos separar roupas só para o trabalho. A aparência pessoal e os hábitos higiênicos, são importantes para manter a saúde e o relacionamento com as pessoas.
Responsabilidade

Além de planejar e de organizar ás suas atividades, o funcionário tem que ter a responsabilidade pelas tarefas realizadas.
É de sua responsabilidade:
Conhecer e seguir as normas e regulamentos internos da empresa.
Estar sempre presente no trabalho.
Ser pontual.
Avisar, se possível, quando for faltar.
Respeitar o horário de trabalho (entrada, saída, e horários de refeições).
Anotar qualquer informação, e repassa-las corretamente.
Conservar e manter limpo o local de trabalho.
Zelar pelos produtos que utiliza.
Zelar pelos equipamentos que manipula.
Zelar pelo patrimônio (prédio, instalações, equipamentos, imóveis,
decorações etc).